Kurumsal KVKK Aydınlatma Metni

ZUYORENT KURUMSAL ÜYE KVKK AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu: NOSCE YAZILIM MÜHENDİSLİK EĞİTİM VE DANIŞMANLIK LİMİTED ŞİRKETİ
Marka: ZuyoRent
MERSİS No: 0632133030800001
Adres: CEMALPAŞA MAH. GAZİPAŞA BLV. KARADAYI APT. NO: 20 İÇ KAPI NO: 11 SEYHAN/ADANA
E-posta: [email protected]
KEP: [email protected]

Bu Aydınlatma Metni, ZuyoRent’e kurumsal profil ve listeleme hizmeti almak üzere başvuran veya üye olan gerçek kişi tacirler ile tüzel kişi firmaların temsilci, yetkili ve çalışanlarına ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak hazırlanmıştır.

1. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Kurumsal üyelik sürecinde aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

1.1. Kimlik verileri

• firma temsilcisi veya yetkilisinin ad ve soyadı,
• şahıs işletmesi (gerçek kişi tacir/esnaf) olan firmalarda işletme sahibinin T.C. kimlik numarası ve gerektiğinde kimlik/vergi doğrulama bilgileri.

1.2. İletişim verileri

• kurumsal e-posta,
• cep telefonu / sabit hat bilgisi,
• adres bilgisi,
• destek ve yazışma bilgileri.

1.3. Ticari ve finansal veriler

• firma unvanı,
• vergi dairesi,
• vergi numarası,
• fatura bilgileri,
• ticari paket ve abonelik kayıtları,
• tahsilat ve ödeme referans bilgileri.

1.4. Belge verileri

• vergi levhası,
• ticari doğrulama belgeleri,
• yetki / temsil bilgileri,
• yüklenen logo ve tanıtım içerikleri.

1.5. İşlem güvenliği verileri

• IP bilgisi,
• panel giriş kayıtları,
• cihaz / tarayıcı bilgisi,
• oturum kayıtları,
• güvenlik ve log kayıtları.

1.6. Firma yetkilisi / görevli verileri

• yetkili ad soyad,
• görev / unvan,
• e-posta,
• telefon numarası.

Şahıs işletmesi / T.C. kimlik numarası hakkında: Şahıs işletmesi firmalarda işletme sahibinin T.C. kimlik numarası; firma doğrulama, sözleşmenin ifası, fatura/e-fatura ve ticari kayıt yükümlülükleri ile sahtecilik önleme amaçlarıyla işlenir. Bu veri açık rıza gerektirmez; şahıs işletmesi sahibinin kimliğinin doğrulanması ve üyelik/faturalama bakımından sözleşmenin ifası (m.5/2-c), vergi/e-belge/muhasebe yükümlülükleri bakımından hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) ve sahtecilik/kötüye kullanımın önlenmesi bakımından denge testiyle meşru menfaat (m.5/2-f) sebeplerine dayanır. T.C. kimlik numarası KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli veri değildir; kimlik belgesi görüntüsü alınması zorunluysa özel nitelikli veri içeren alanlar maskelenir veya alınmaz. T.C. kimlik numarası ve doğrulama belgeleri kamuya açık firma profilinde gösterilmez ve erişimi kısıtlı tutulur.

2. VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Kişisel veriler;

• kurumsal başvuru formları,
• üyelik paneli,
• belge yükleme ekranları,
• fatura ve ödeme süreçleri,
• destek yazışmaları,
• log ve güvenlik sistemleri

aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yollarla toplanabilir.

3. İŞLEME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

1. kurumsal üyelik ve hesap süreçlerinin (yetkili kişinin telefon numarasına SMS, WhatsApp veya benzeri mesajlaşma kanalları üzerinden gönderilebilen tek kullanımlık kod/OTP ve e-posta doğrulaması dâhil) yürütülmesi,
2. firma profili oluşturma, yayınlama ve doğrulama,
3. paket, abonelik, faturalama ve tahsilat süreçlerinin yürütülmesi,
4. firma yetkilileri ile iletişim kurulması,
5. teknik destek ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
6. hukuki ve ticari ispatın sağlanması,
7. üyelik ihlallerinin, sahteciliğin ve hukuka aykırılığın tespiti,
8. resmi kurum taleplerine cevap verilmesi,
9. ayrı tercih veya uygun hukuki sebep bulunması halinde ticari iletişim süreçlerinin yürütülmesi.

Reklam/pazarlama çerezlerine açık rıza verilmesi hâlinde, çerez ve benzeri teknolojilerle elde edilen çevrim içi tanımlayıcılar ve kullanım bilgileri reklam kampanyalarının performansını ve dönüşümleri ölçmek amacıyla reklam ve ölçümleme hizmeti sağlayıcılarıyla paylaşılır; yurt dışına aktarım, aşağıda belirtilen KVKK m.9 mekanizmasına tabidir.

4. HUKUKİ SEBEPLER

Verileriniz şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir:

• bir sözleşmenin kurulması veya ifası,
• veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• veri sorumlusunun meşru menfaati,
• açık rıza gerektiren hallerde açık rıza.

4.1. Amaç – Hukuki Sebep Eşleştirmesi

5. AKTARIM

Kişisel verileriniz, işleme amacıyla sınırlı olmak kaydıyla:

1. muhasebeci / mali müşavir ve denetçiler — faturalama, yasal defter ve denetim,
2. e-fatura / e-arşiv ve ödeme altyapısı sağlayıcıları — tahsilat ve belge düzenleme,
3. barındırma, yazılım ve destek tedarikçileri — platform işletimi ve güvenlik,
4. hukuk danışmanları, mahkemeler, icra daireleri ve idari merciler — hak tesisi, savunma ve yasal süreçler,
5. yetkili kamu kurum ve kuruluşları — yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
6. yeniden yapılandırma (birleşme, bölünme, ticari işletme veya platform devri) süreçlerinde gizlilik yükümlülüğü altındaki danışmanlar ve devralan/halef şirketler — yalnızca gerekli veri setleriyle sınırlı olarak,
7. İleti Yönetim Sistemi A.Ş. (İYS) — 6563 sayılı Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik gereği; ticari elektronik ileti onay, ret ve tacir/esnaf elektronik iletişim adresi kayıtlarının (firma iletişim adresi olarak bildirilen telefon ve e-posta adresleri ile bunlarla ilişkili yetkili kişi bilgisi) bildirilmesi ve gönderim öncesi ret kontrolünün yapılması

ile paylaşılabilir.

Yetkili kişinin hesabının doğrulanması için telefon numarasına gönderilen tek kullanımlık kod (OTP), kullanılan yönteme göre SMS, WhatsApp veya benzeri mesajlaşma kanalları üzerinden yurt içinde ya da yurt dışında yerleşik bir OTP/ileti hizmet sağlayıcısı aracılığıyla iletilebilir. Kullanılan sağlayıcı yurt içindeyse yurt içi aktarım (KVKK m.8) söz konusu olur; yurt dışında yerleşik bir sağlayıcı veya kanal kullanılması hâlinde yurt dışına aktarım, KVKK m.9 kapsamındaki uygun güvence tamamlandıktan ve standart sözleşme imzadan itibaren 5 iş günü içinde Kurul'a bildirildikten sonra başlatılır. Hesap/e-posta doğrulama ve işlemsel bilgilendirme e-postaları ise e-posta altyapısı hizmet sağlayıcısı üzerinden gönderildiğinden, e-posta adresi ve ileti içeriği bakımından yurt dışına aktarım söz konusu olur ve aşağıdaki Yurt Dışına Aktarım bölümündeki uygun güvence çerçevesinde yürütülür.

Kurumsal profilin kamuya açık kısımlarında yalnızca Kurumsal Üye’nin ilan amacıyla girdiği ticari unvan, kurumsal iletişim kanalları ve yayınlanmasını seçtiği ticari bilgiler son kullanıcılara görünür. T.C. kimlik numarası, doğrulama belgeleri ve çalışana ait özel/kişisel iletişim bilgileri kamuya açık gösterilmez.

Pay devri halinde veri sorumlusu tüzel kişi aynı kalabilir. Birleşme, bölünme, tür değiştirme, ticari işletme devri, platform varlıklarının devri veya benzeri işlemler nedeniyle veri sorumlusunun değişmesi ya da kişisel verilerin devralan / halef şirkete aktarılması gerekirse, aktarım KVKK m.8 ve uygulanabilir ise KVKK m.9 ile ilgili ikincil mevzuata uygun şekilde, işleme amacıyla sınırlı ve ölçülü olarak yürütülür. Gerekli hallerde ilgili kişilere ayrıca bilgilendirme yapılır; açık rıza veya özel bir aktarım mekanizması gereken durumlarda ilgili süreçler tamamlanmadan hukuka aykırı aktarım yapılmaz.

6. YURT DIŞINA AKTARIM

Kurumsal Üye ve temsilcilerine ait veriler de platformun teknik altyapısında işlendiğinden, yurt dışı kaynaklı sağlayıcılara (özellikle barındırma/sunucu, içerik dağıtımı ve bilgi güvenliği ile hesap/e-posta doğrulama ve işlemsel e-posta gönderimi hizmet sağlayıcıları) aktarım söz konusu olabilir. Yurt dışına aktarım; yeterlilik kararı bulunması hâlinde buna, bulunmaması hâlinde KVKK m.9 kapsamındaki uygun güvencelere (özellikle aktarımın niteliğine uygun standart sözleşme) ve Kurul’a bildirim yükümlülüğüne uygun olarak yapılır; standart sözleşme kullanılması hâlinde imzadan itibaren 5 iş günü içinde Kurul’a bildirilir. Bu mekanizmalar tamamlanmadan süreklilik arz eden yurt dışı aktarım yapılmaz.

7. SAKLAMA SÜRESİ

Kurumsal üyelik, ticari kayıt, faturalama, muhasebe ve ispat ihtiyaçları sebebiyle veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır.

8. VERİ GÜVENLİĞİ VE İHLAL BİLDİRİMİ

ZuyoRent, kişisel verilerin hukuka aykırı erişim, kayıp veya ifşaya karşı korunması için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. Bir veri ihlali meydana gelmesi hâlinde, ihlalin öğrenilmesinden itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na; etkilenen ilgili kişilerin belirlenmesini müteakip makul en kısa sürede ilgili kişilere bildirim yapılır.

9. İLGİLİ KİŞİ HAKLARI

KVKK m.11 uyarınca; kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme/silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

10. BAŞVURU

Başvurularınızı:

• CEMALPAŞA MAH. GAZİPAŞA BLV. KARADAYI APT. NO: 20 İÇ KAPI NO: 11 SEYHAN/ADANA adresine yazılı olarak,
• [email protected] KEP adresine,
• [email protected] adresine, sistemimizde kayıtlı e-posta üzerinden

iletebilirsiniz.

Başvuruda ad-soyad, T.C. kimlik numarası (yabancılar için kimlik/pasaport bilgisi), tebligat adresi, varsa bildirim e-postası/telefonu ve talep konusu bulunmalı; yazılı başvurular imzalı olmalıdır. Başvuru ayrıca güvenli elektronik imza veya mobil imza ile de yapılabilir.

Başvurularınız en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır (işlem ayrıca maliyet gerektiriyorsa Kurul’ca belirlenen tarife uygulanabilir). Başvurunuzun reddi, yanıtın yetersizliği veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde; yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.