Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

ZUYORENT KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

Veri Sorumlusu: NOSCE YAZILIM MÜHENDİSLİK EĞİTİM VE DANIŞMANLIK LİMİTED ŞİRKETİ Marka: ZuyoRent MERSİS No: 0632133030800001 Adres: CEMALPAŞA MAH. GAZİPAŞA BLV. KARADAYI APT. NO: 20 İÇ KAPI NO: 11 SEYHAN/ADANA E-posta: [email protected] · KEP: [email protected] Son Güncelleme Tarihi: 01.06.2026 Niteliği: İç politika belgesidir; kullanıcıya/firmaya yayınlanmaz. Gizlilik, KVKK Aydınlatma, Hesap Silme ve Firma Doğrulama metinlerinin atıf yaptığı dayanak belgedir.

Not (VERBİS muafiyeti): Yazılı saklama ve imha politikası tutma yükümlülüğü (İmha Yönetmeliği m.5) esasen VERBİS’e kayıt yükümlüsü veri sorumlularına yöneliktir. ZuyoRent şu an VERBİS’ten muaf olduğundan bu belgeyi gönüllü olarak ve hesap verebilirlik ilkesi gereği tutar. İmha Yönetmeliği’nin silme/yok etme/anonimleştirme ve periyodik imha kuralları (m.7-11) muafiyetten bağımsız olarak uygulanır. Eşikler aşılır ve VERBİS kaydı zorunlu hâle gelirse bu belge resmî yükümlülük kapsamına girer. Politika hazırlama yükümlülüğü bulunmayan veri sorumluları bakımından, imha yükümlülüğü doğan kişisel veriler en geç 3 ay içinde imha edilir; ZuyoRent gönüllü politika kapsamında ayrıca aşağıdaki periyodik imha takvimini (en fazla 6 ay) uygular ve hangisi önce geliyorsa onu esas alır.

1. AMAÇ VE KAPSAM

Bu Politika; ZuyoRent tarafından işlenen kişisel verilerin 6698 sayılı KVKK ve “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca hangi süreyle saklanacağını, hangi yöntemle imha edileceğini ve periyodik imha takvimini belirler.

Kapsam: ZuyoRent web sitesi, mobil uygulaması ve kurumsal panel üzerinden işlenen; kullanıcı, kurumsal üye/firma temsilcisi, şahıs işletmesi sahibi, ziyaretçi ve çalışan adaylarına ait tüm kişisel veriler.

2. TANIMLAR

• Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
• Yok etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
• Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
• İmha: Silme, yok etme veya anonim hâle getirme.
• Periyodik imha: Saklama süresi dolan kişisel verilerin tekrar eden aralıklarla re’sen imha edilmesi.
• Kayıt ortamı: Kişisel verilerin bulunduğu her türlü elektronik veya fiziksel ortam.
• İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

3. KAYIT ORTAMLARI

Elektronik ortamlar:

• Uygulama veritabanı ve uygulama sunucuları (yurt dışı barındırma sağlayıcısı — AB bölgesi),
• Loglama ve oturum/erişim kayıt sistemleri,
• E-posta ve destek/bildirim altyapısı,
• Bulut yedekleme ortamları,
• İçerik dağıtım/güvenlik altyapısı (yurt dışı sağlayıcı),
• Mobil bildirim/ölçümleme servisleri (FCM ve analitik SDK'sı).

Fiziksel ortamlar (varsa):

• Basılı evrak, sözleşme çıktıları, yazışma dosyaları (asgari düzeyde tutulur).

4. SAKLAMAYI VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER

Saklama sebepleri: sözleşmenin kurulması/ifası, mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri (vergi, ticaret, 5651), ispat ve uyuşmazlık yönetimi, meşru menfaat ve güvenlik.

İmha sebepleri: işleme amacının ortadan kalkması, dayanak hukuki sebebin sona ermesi, açık rızanın geri alınması (başka sebep yoksa), saklama süresinin dolması ve ilgili kişinin haklı silme talebi.

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Saklama güvenliği: yetki matrisi ve rol bazlı erişim, çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA), aktarımda ve saklamada şifreleme, erişim ve işlem loglarının tutulması, panel oturum süresi sınırı, personel gizlilik taahhüdü, düzenli sızma/zafiyet kontrolü, yedekleme ve felaket kurtarma.

Özel hassasiyet: T.C. kimlik numarası ve doğrulama belgeleri maskeli tutulur, kamuya açık profilde gösterilmez, dışa aktarım/toplu indirme kapalıdır; erişim audit log’a yazılır ve aylık gözden geçirilir.

İmha güvenliği: imha işlemleri yetkili personel tarafından yapılır, imha kayıtları tutulur ve diğer yükümlülükler saklı kalmak üzere en az üç yıl saklanır.

6. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

Aşağıdaki süreler azami sürelerdir; saklama başlangıcı ilgili işlem/kayıt tarihidir. Teknik log sürelerinin kesin değerleri, bu politikayla uyumlu olacak şekilde BT tarafından yapılandırılır.

Süreler, mevzuat değişirse yürürlükteki sürelere göre güncellenir. Aynı veri birden çok sebeple tutuluyorsa en uzun saklama süresi esas alınır; o süre dolunca yalnızca ilgili sebebe ait veri tutulmaya devam eder.

7. İMHA YÖNTEMLERİ

• Veritabanı / uygulama verisi: kalıcı silme (hard delete) veya anonimleştirme işi (job); ilgili kullanıcı için erişilemez kılma.
• Object storage / dosya: yaşam döngüsü (lifecycle) kuralıyla otomatik silme; şifreli ortamlarda anahtar imhası (crypto-shredding).
• Bulut (barındırma sağlayıcısı): sağlayıcı silme mekanizmaları + yedeklerden olağan döngüde temizleme.
• Bildirim/ölçümleme servisleri: token / Installations ID purge; analitik tanımlayıcıların silinmesi.
• İçerik dağıtım/güvenlik sağlayıcısı: log saklama (retention) yapılandırmasıyla süre sonunda silme.
• Loglar / erişim kayıtları: süre sonunda otomatik (re’sen) silme.
• Fiziksel evrak (varsa): çapraz kesim parçalama veya yakma; imha tutanağı düzenlenir.
• Anonim hâle getirme: maskeleme, toplulaştırma, değişken çıkarma gibi yöntemlerle kimliğin belirlenemez kılınması (analiz/istatistik için tutulması gerekiyorsa tercih edilir).

8. PERİYODİK İMHA

Saklama süresi dolan kişisel veriler her yıl en geç 30 Haziran ve 31 Aralık tarihlerine kadar re’sen imha edilir; iki periyodik imha çalışması arasındaki süre hiçbir durumda 6 ayı aşmaz. Periyodik imha işlemleri tutanak/kayıt ile belgelenir.

İlgili kişinin silme/yok etme talebi hâlinde, başka bir hukuki sebep yoksa talep en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; politika yükümlülüğü bulunmayan veri sorumlusu için öngörülen 3 aylık sınır da gözetilir.

9. GÖREV VE SORUMLULUKLAR

10. GÜNCELLEME

Bu Politika, mevzuat değişiklikleri, yeni işleme faaliyetleri veya altyapı değişikliklerinde gözden geçirilir ve güncellenir. Güncellemeler tarih ve sürüm bilgisiyle kayıt altına alınır.